Zo gebruikt u Documenten Regiecentrum stap voor stap

1. Snel beginnen

Na het openen van de app werkt u meestal in dezelfde volgorde: eerst voegt u iets toe, daarna vult u de gegevens in, en later zoekt u het document weer terug via categorie, datum of zoekwoord.

1. Klik op uploaden, scannen of camera.
2. Kies of maak het document.
3. Vul een duidelijke titel en categorie in.
4. Controleer datum, status en notities.
5. Sla op. Het document verschijnt direct in het overzicht.

2. Documenten toevoegen

U kunt op drie manieren documenten invoeren.

Bestand uploaden

• Sleep een bestand naar de uploadzone of klik om te bladeren.
• Geschikt voor onder meer PDF, PNG, JPG, DOCX en TXT.
• Bij meerdere bestanden kunt u kiezen tussen los opslaan of samenvoegen.

Scanner gebruiken

• Kies een beschikbare scanner op het netwerk.
• Selecteer flatbed of automatische invoer.
• Kies resolutie en eventueel dubbelzijdig scannen.

Camera gebruiken

• Maak rechtstreeks een foto met webcam of laptopcamera.
• Handig voor snelle bonnetjes of losse documenten.

3. Zoeken en filteren

Alle documenten staan in een overzicht met titel, categorie, datum, status en een kleine voorbeeldweergave. U hoeft dus niet door mappen te bladeren.

• Zoek op titel, categorie, notities, bestandsnaam of herkende tekst.
• Filter op categorie of datum, bijvoorbeeld verlopen of deze maand.
• Sorteer op nieuwste eerst, oudste eerst of alfabetisch.
• Kies hoeveel documenten uw per pagina wilt zien.

4. Document openen en bewerken

Klik op een document om de detailweergave te openen. Daar ziet u een grotere preview, alle gegevens en eventuele bijlagen.

• Open of download het bestand.
• Pas titel, categorie, datum, status of notities aan.
• Voeg bijlagen toe of koppel ze los.
• Exporteer een datum naar uw agenda.
• Stuur een document door via e-mail of WhatsApp.

5. Beveiliging en deadlines

Pincode per document

Gevoelige documenten kunt u beveiligen met een persoonlijke pincode. Zonder juiste code blijft de inhoud afgeschermd en zijn acties geblokkeerd.

Verloopdatums en herinneringen

• Rood betekent vandaag verlopen of al verstreken.
• Geel betekent dat een datum dichterbij komt.
• Groen betekent dat de datum is afgehandeld.
• De browser kan automatisch een herinnering geven voor deadlines.

6. Bulkacties en prullenbak

Als uw meerdere documenten tegelijk selecteert, verschijnt onderaan een actiebalk.

• Meerdere documenten samenvoegen.
• Een CSV-overzicht exporteren.
• Meerdere documenten tegelijk verwijderen.

Prullenbak

• Verwijderde documenten blijven standaard 30 dagen bewaard.
• U kunt documenten herstellen of definitief verwijderen.
• De bewaartermijn is instelbaar in het beheer.

7. Categorieën en beheer

Categorieën helpen uw administratie logisch te ordenen, bijvoorbeeld verzekeringen, belastingen, contracten of garanties.

• Geef elke categorie een eigen naam en kleur.
• Stel eigen statusopties in per categorie.
• Pas de volgorde aan met slepen.
• Beheer opslaglocatie, datumformaat, tijdzone en activiteitenlog via het adminpaneel.

8. Financiën

Naast documenten kunt u inkomsten en uitgaven registreren. Dat staat los van de documentenlijst, maar u kunt transacties wel koppelen aan een document.

• Voer omschrijving, bedrag, datum, type en categorie in.
• Voeg een bonnetje toe via bestand, scanner of camera.
• Filter op dag, maand, jaar of alles.
• Bekijk inkomsten, uitgaven en saldo in een overzicht.
• Exporteer transacties naar CSV.

9. Belastingen

In het belastingenuiteblad kunt u gegevens voor de belastingaangifte organiseren. Dit is gescheiden van documenten en financiën, maar u kunt deze wel koppelen.

• Organiseer belastingdocumenten per jaar.
• Koppel inkomsten- en uitgavengegevens.
• Voeg bewijsstukken (bonnetjes, rekeningen) toe.
• Exporteer voor uw accountant of fiscaliste.
• Stel deadlines in voor belastingterm.

10. Bezittingen & vermogen

Houd uw vermogen en bezittingen bij: onroerend goed, voertuigen, beleggingen, pensioenpotten, spaarrekeningen, etc.

• Voeg bezittingen toe met waarde, type en notities.
• Voeg foto's of documenten toe (koopcontract, taxatierapport, etc.).
• Volg waardewijzigingen in de tijd.
• Bekijk totaal vermogen in één overzicht.
• Koppel aan documenten (garantie, eigendomsakte, etc.).
• Exporteer overzicht voor verzekeringen of financiële planning.

11. Inzichten & analytics

Analyseer uw financiële situatie met grafieken, trends en statistieken. De app genereert automatisch inzichten uit uw transacties.

Beschikbare visualisaties

• Trend-grafiek: Inkomsten vs. uitgaven over 12 maanden.
• Categorie-verdeling: Donutgrafiek van uitgaven per categorie.
• Spaarquote: Gauge met uw spaarpercentage (hoeveel uw opparen).
• Top categorieën: Gerangschikte ausgavenlijst per categorie.
• Cumulatief verloop: Totale uitgaven dag-voor-dag.
• Weekdag patroon: Uitgaven per dag van de week.
• Top transacties: De 10 grootste ausgaven in de periode.

Periodesoorten

• Maandoverzicht (standaard)
• Kwartaaloverzicht
• Jaaroverzicht

12. Digitale ondertekening

Onderteken documenten digitaal met uw naam, handschrift-simulatie of TypedSignature. Ideaal voor contracten, akkoorden en officiële stukken.

• Voeg uw digitale handtekening toe aan documenten.
• Kies uit cursieve, typografische of handmatig getekende stijlen.
• Sla ondertekende documenten op met tijdstempel.
• Exporteer voor archivering of verzending.
• Verwerk handtekeningen in bulk voor meerdere documenten.

13. Gmail integratie

Verbind uw Gmail-account om e-mailberichten automatisch in DocumentenRegiecentrum op te slaan. Ideaal voor contracten, aanmeldingen, en belangrijke correspondentie.

• Verbind uw Gmail-account veilig (via OAuth).
• Sla e-mails automatisch op in DocumentenRegiecentrum.
• Categoriseer e-mails direct als document.
• Voeg bijlagen automatisch toe.
• Syncroniseer regelmatig met Gmail voor nieuwe berichten.
• Ontkoppel uw account op elk moment.

14. Globaal zoeken

Zoek in alles tegelijk: documenten, e-mails, transacties, deadlines en notities.

• Sneltoets: Ctrl+K (of Cmd+K op Mac) om te zoeken.
• Zoek in alle tabbladen tegelijk.
• Filtaar resultaten op type (document, transactie, etc.).
• Zie preview van resultaten.
• Navigeer snel naar het document of detailpagina.

15. Regels & automatisering

Maak regels om taken automatisch uit te voeren op basis van bepaalde voorwaarden.

Voorbeelden van automatisering

• Nieuwe financiële transacties automatisch categoriseren.
• E-mailherinneringen verzenden voor komende deadlines.
• Documenten automatisch taggen op basis van inhoud.
• Recurrente transacties automatisch aanmaken (huur, verzekering, abonnement).
• Periodieke e-mailrapporten sturen (maandelijks overzicht).
• Backups automatisch plannen.

16. Back-up en mobiel gebruik

Back-up

• Maak handmatig een volledige ZIP-back-up.
• Stel automatische dagelijkse back-ups in.
• Exporteer gegevens ook naar CSV of agenda-bestand.

Mobiel gebruiken

• Open de QR-code in de topbalk.
• Scan de code met een toestel op hetzelfde wifi-netwerk.
• Accepteer eventueel eenmalig het lokale beveiligingscertificaat.

17. Screenshots

Hieronder ziet u voorbeelden van de app en de bestaande uitlegschermen. Deze afbeeldingen kunt u later altijd vervangen door nieuwere screenshots.

18. Veelgestelde vragen